رزومه نویسی بخش هفتم

چگونه کاورلتر چشمگیر برای رزومه بنویسیم؟

یک موقعیت شغلی عالی را شناسایی کرده‌اید و می‌دانید در آن سمت به خوبی عمل کنید. حالا تنها لازم است این پیام را صادقانه و با اعتماد به نفس به کارفرمای آینده احتمالی خود منتقل کنید. با یک نامه مختصر اما مفید، کارفرما را میخکوب رزومه‌تان کنید. یک کاورلتر خوب‌، شانس خوانده شدن رزومه‌تان را بالا می‌برد. کاورلتر در یک کلام، بیان می‌کند که چرا برای شغل مربوطه مناسب هستید. با ارائه خلاصه‌ای از دوران حرفه‌ای درخشان خود می‌توانید مسئول استخدامی را با توانایی، مهارت‌ها، مدارک تحصیلی، دانش و تجربیاتتان حیرت‌زده کنید. در بازار کار پر رقابت امروز، کاورلتر شما باید در یک آن نگاه‌ها را متوجه خود کند؛ با این کار نشان می‌دهید تنها برای شغلی اقدام می‌کنید که برای شما بهترین است.آنچه در رزومه نویسی بخش هفتم می‌خوانیم:

• هدف از کاورلتر
• بخش‌های تشکیل‌دهنده یک کاورلتر
• بررسی نمونه‌های یک کاورلتر موفق
• نکته‌های ریز ولی پر اهمیت کاورلتر

بخش‌های تشکیل‌دهنده یک کاورلتر

در اینجا به بررسی بخش های تشکیل دهنده یک کاورلتر‌ می پردازیم. اگر این بخش ها بخوبی پرداخته شوند در نهایت می توانید رزومه ای بدون نقص داشته باشید:

کلمات: دست دادن از راه دور

بسیاری از کارفرمایان هنوز هم چشمشان به دنبال کاورلتر‌هاست. نامه‌ای با نگارش مناسب، شما را به عنوان یک گزینه جدی برای شغل مربوطه مطرح می‌کند؛ آنهم تنها در چند پاراگراف. این نامه نشان می‌دهد که برای هر شغلی که چشمتان به آن می‌افتد اقدام نمی‌کنید؛ شما محک و معیار شغل مربوطه را به خوبی ارزیابی کرده و سنجیده‌اید و اکنون خود را به عنوان یک گزینه برتر معرفی می‌کنید. یک کاورلتر به‌سان دست دادن در اولین مصاحبه عمل می‌کند. نوشته‌ای که یخ‌ها را آب کرده و شما را به کارفرمای آینده احتمالی معرفی می‌کند. این نامه بطور خلاصه می‌گوید چرا اقدام کرده‌اید و به چه دلایلی خود را نیرویی باارزش به حساب می‌آورید.

نکته: جملاتی که با “من” شروع می‌شوند می‌توانند به خوبی بیان می‌کند که چرا مناسب شغل مورد نظر هستید ـ اما بیش از حد از آنها استفاده نکنید. به نمونه‌های ارائه شده در این فصل  (به قسمت “کاورلتر متناسب با نیازهای خود را بشناسید”) رجوع کنید.

کاورلتر شما می‌تواند نقش‌های متعددی بازی کند؛ از جمله:

به عنوان یک معرفی‌نامه: همانند یک عکس فوری شما را به کارفرما معرفی کرده و در خلال آن می‌توانید بگویید به چه دلیل آن را می‌نویسید و چرا مناسب شغل مربوطه هستید. هنگامی که خطاب به یک کارفرما می‌نویسید، می‌توانید در یک سطر اضافه کنید که چرا می‌خواهید برای سازمان آن‌ها کار کنید.

‌به عنوان یک عامل فروش: فقط 30 ثانیه فرصت دارید که توجه مسئول استخدامی را جلب کنید، پس خجالت نکشید. کاورلتر اولین فرصت شما برای بازارگرمی مهارت‌ها، توانایی‌ها، مدارک تحصیلی و تجربیات کاری‌تان است.

به عنوان اشتهاآور: یک کاورلتر قوی به راحتی توجه کارفرما را جلب کرده و او را علاقه‌مند می‌کند. این مساله میل مخاطب را تحریک کرده و تمایلات در مورد رزومه شما را حتی قبل از خوانده شدن بیدار کند.

‌به عنوان مثالی از مهارت نگارش شما: ‌کاورلتر خطاب به کارفرمایان، حسی از مهارت نوشتاری شما را به نمایش می‌گذارد و می‌تواند توانایی شما در تدوین و انتقال مفاهیم درخشان را به خوبی نشان داده و دقت شگفت‌انگیزتان بر جزئیات را بارز کند.

به عنوان مدرکی دال بر انطباق مهارت‌هایتان‌ با نیازهای شغل مربوطه: یک کاورلتر خوب، متناسب با شغل و کارفرما شکل می‌گیرد، از این رو یک نمونه کلی و قالب مشخص و متناسب همه موارد وجود ندارد که بتوانید برای تعداد زیادی از کارفرمایان آن را ارسال کنید.

کاورلتر شما شرح می‌دهد که چگونه مهارت‌هایتان تطابق کاملی با الزامات شغل مربوطه دارد. در نمودار 3-7 مثالی از یک کاورلتر ارائه می‌کنیم که متناسب با آگهی استخدامی نوشته شده‌است.

به یاد داشته باشید: ابتکار عمل نمره بالایی در چک‌لیست یک کارفرما کسب می‌کند، بنابراین قبل از آنکه کاورلتر خود را تکمیل کنید، کمی به خود زحمت داده و در مورد شرکت و شغل مربوطه تحقیق و بررسی کنید.

اگر در آگهی شغلی که از سوی آژانس استخدامی ارائه شده هیچ کارفرمای خاصی ذکر نشده ‌است، کار تحقیق خود را در بخش صنعت آن حرفه دنبال کنید. به دنبال نشانه‌های افشاگرانه‌ای باشید که کارفرما از طریق عبارات ذکر شده در آگهی استخدام مثل «رهبر بازار»، «شرکت چند ملیتی پیشرو» یا «تجارت با مالکیت خانوادگی» ذکر می‌کند. اگر نام شرکت در آگهی استخدامی آمده ‌است، از وبسایت شرکت برای یافتن اطلاعاتی درباره تولیدات، خدمات، فرهنگ و ارزش‌های استفاده کنید. با این کار، کارفرما درک خواهد کرد که شما صادقانه به دنبال سمت مربوطه هستید.

کالبدشناسی یک کاورلتر

در این قسمت عناصر اصلی یک کاورلتر را شرح می‌دهیم. این نامه از ۳ قسمت اصلی تشکیل شده‌است:

‌پیش‌گفتار: ‌در این قسمت جزئیات راه‌های تماس با شما، نشانی و ادای احترام به مخاطب نوشته می‌شود و در صورت نیاز سطری درباره “موضوع”، بطور خلاصه این اولین پاراگراف نامه شما است. این پاراگراف آغازین شامل جمله‌ای کوتاه است که دلیل تماس را برای خواننده شرح می‌دهد.

بخش اصلی: اینجا جائیست که می‌توانید خواننده را با مجموعه‌‌ای از مهارت‌ها، توانایی‌ها، مدارک تحصیلی، تجربیات و دستآوردهای‌تان شگفت‌زده کنید. دلیل تمایلتان برای همکاری با آن سازمان را پررنگ کنید و بگویید چگونه می‌توانید پاسخگوی نیازهای شرکت باشید. با نمایش میزان شما تطابق توانایی‌ها و تجربیات با معیارهای شغل درخواستی دارد، نگاه مسئول جذب را بر روی رزومه‌تان متمرکز کنید.

 

فرجام: این بند چکیده‌ای از فرایند پیش رو را ارائه کرده و در عین حال در دسترس بودن شما و آمادگی‌تان را تائید می‌کند. فراموش نکنید که حتما شماره تلفن خود را ذکر کنید تا کارفرمای احتمالی، امکان دسترسی و تعیین یک قرار ملاقات با شما را پیدا کند.

در نمونه زیر ساختار یک کاورلتر را نشان داده‌ایم تا نحوه استفاده از عناصر یاد شده را ببینید.

اسم

نشانی

حومه/ایالت/کدپستی

تلفن ثابت/ تلفن همراه

آدرس ایمیل

تاریخ روز

نام فرد مخاطب

نام (عنوان) شرکت/بخش

نشانی

حومه/ایالت/کدپستی

سرکار خانم/جناب آقای ……

ارجاع به {عنوان شغلی} {شماره…}

پیشگفتار: در این قسمت آغازین بطور خلاصه علت اصلی تماس خود را بیان می‌کنید. آیا به آگهی یک سمت خالی پاسخ داده‌اید؟ اگر جواب مثبت است، زمان و نحوه دسترسی به آگهی را ذکر کنید.

بخش اصلی: پاراگراف‌های دوم و سوم، بخش اصلی کاورلتر شما را تشکیل می‌دهد. به کارفرما بگویید که چه دانش، مهارت‌ها، تجارب، مدارک تحصیلی یا خصوصیات فردی‌ دارید که از طریق آنها می‌توانید به ارزش‌های سمت مورد نظر اضافه کنید. چرا بهترین شخص برای شغل مورد نظر هستید؟ چند مورد از دستآوردهایتان که مشخصا به آنها افتخار می‌کنید را ذکر کنید و بطور خلاصه بگویید چرا تمایل به تصاحب این پست دارید و چگونه می‌توانید در موفقیت شرکت نقشی ایفا کنید. به یاد داشته باشید که کاورلتر را متناسب با شغل مورد نظر درآورید.

فرجام: ‌در این پاراگراف آمادگی شما تائید شده و چکیده‌ای از فرایند بعدی را ارائه می‌کند. فراموش نکنید که جزئیات مربوط به تماس را حتما اضافه کنید تا کارفرما بتواند برای مصاحبه با شما تماس بگیرد.

با احترام

(محل امضا)

اگر کاورلتر را الکترونیکی ارسال می‌کنید، نیازی به امضاء نیست

(اسمتان را تایپ کنید)

ضمائم….

در بالا عناصر اصلی یک کاورلتر سنتی را نشان می‌دهد.

در بخش‌های پیش‌رو این قسمت‌ها را با جزئیات بیشتر بررسی خواهیم کرد:

چگونه پیشگفتار کاورلتر را شکل دهیم:

اطمینان حاصل کنید که کاورلتر را با اطلاعات الزامی زیر شروع کنید:

جزئیات راه‌های ارتباط با شما: می‌توانید کاورلتر را در قالب یک مدرک جداگانه تهیه کرده و یا آن را در قسمت اصلی یک ایمیل بنویسید. اگر این راه را انتخاب کرده‌اید که کاورلتر را در بخش اصلی یک ایمیل ارسال کنید، حتماً شماره تلفن خود را ضمیمه کنید. هنگامی که آن را در قالب یک مدرک جداگانه تهیه می‌کنید نام، شماره تلفن همراه و ثابت و آدرس ایمیلتان را ضمیمه کنید؛ افزودن آدرس پستی اختیاری است.

تاریخ

اگر مدرکی جداگانه تهیه می‌کنید، تاریخ روز جاری را در حاشیه سمت چپ تایپ کنید و به ترتیب روز، ماه و سال را ذکر کنید مانند:17 January 2014. اگر کاورلتر را از طریق email ارسال می‌کنید لزومی ندارد تاریخ را ذکر کنید، چرا که بطور اتوماتیک در email قید می‌شود.

نام و آدرس مخاطب

اطمینان حاصل کنید که کاورلتر خود را برای فرد مناسبی ارسال می‌کنید و عنوان درست و صحیح وی را بکار می‌برید. اگر در آگهی شغلی از کسی نام برده نشده است، به سازمان مربوطه زنگ بزنید و نام مخاطب درست را سوال کنید، بطور سرخود نامه را برای مدیر HR یا مدیرعامل ارسال نکنید (ممکن است آنها بهترین شخص ممکنه نباشند). همچنین، هجای اسم شخص موردنظر و نام شرکت را چک کنید. اضافه کردن نشانی کارفرما در ایمیل یک گزینه انتخابی است.

ادای احترام: در صورت امکان به جای خطاب قرار دادن اشخاص با عبارات “آقای/خانم عزیز” یا “قابل توجه ……. محترم”

سعی کنید از نام کوچک مناسبی استفاده کنید تا اندکی جنبه شخصی به آن افزوده و به کارفرما نیز ابتکار عمل خود را نشان دهید.

هشدار: توصیه می‌کنیم روزانه صدها کاورلتر را از طریق پست یا ایمیل روانه شرکت‌های مختلف نکنید. دیر یا زود با این مشکل مواجه خواهید شد که نامه شما به اشتباه، به جای آقای آدامز برای خانم تیلور فرستاده شده‌ است، یا اینکه هنگام مکالمه تلفنی نام شرکت رقیب را مخاطب قرار می‌دهید. راه‌حل این مشکل این است که در انتخاب شغل،‌ گزیده عمل کنید. بگذارید روراست باشیم، چگونه ممکن است برای صدها سمت گوناگون واجد شرایط باشید؟

کاورلتر خود را متناسب با سازمان مربوطه تدوین کنید و قبل از ارسال همه چیز را به دقت بخوانید. بهتر آنکه از شخصی مطمئن بخواهید که کار شما را با دقت بخواند.

هشدار: بیش از اندازه با کارفرمایان خودمانی نشوید ـ از شروع کردن کاورلتر خود با نام کوچک مثل “باب عزیز” پرهیز کنید، چرا که برای برخی از آن‌ها مساله‌ای حساس محسوب می‌شود. به جای آن، سعی کنید از نام‌خانوادگی استفاده کنید  (Dear Mr. Kim)مگر آنکه با مسئول استخدامی یکدیگر را با نام کوچک خطاب کنید. اگر مسئول استخدام یک خانم است و شما نسبت به وضعیت تاهل او اطمینان ندارید، از حدس و گمان و نوشتن “Mrs.” یا “Miss”‌ خودداری کنید. به هنگام تردید از Ms. استفاده کنید.

موضوع نامه

اگر به آگهی ویژه‌ای پاسخ می دهید، عنوان شغل را در «سطر موضوع» نامه و یا در بخش «موضوع» ایمیل حتماْ ذکر کرده و شماره ارجاع یا شماره شغل (اگر ذکر شده است) را داخل گیومه یا پرانتز بیاورید مانند: RE: Marketing Assistant role (Ref NoMA3456/07) شماره ارجاع در واقع یک کد است که کارفرمایان برای تشخیص مشاغل از یکدیگر مورد استفاده قرار می‌دهند. برخی از شرکت‌ها همزمان برای مشاغل متفاوتی آگهی می‌کنند، با ذکر کردن عنوان شغل و شماره ارجاع در کاورلتر، کار را برای کارفرمایان ساده کنید. برای مشاغل دولتی در شرح وظایف ارائه شده شماره ارجاع یا شماره شغل را جستجو کنید یا نگاهی به آگهی استخدامی در شورای مشاغل دولتی بیندازید.

برای نامه‌های توضیحی نامطمئن، از قسمت «موضوع» ایمیل برای جلب توجه استفاده کنید. در پیامی کوتاه و اختصاصی مسئول استخدامی را تشویق کنید تا ایمیل شما را باز کرده و بخواند.

نکته: کارفرمایان غالباً با خواندن سطر موضوع تصمیم می‌گیرند ایمیل شما را حذف کنند یا بخوانند. هرگز سطر موضوع را خالی رها نکنید. چنین اتفاقی سبب می‌شود که آن‌ها به اشتباه ایمیل شما را پاک کنند یا آن را باز نشده در inbox رها کنند.

پاراگراف آغازین

در پاراگراف آغازین، دلیل اصلی تماس را خلاصه بازگو کنید. آیا پاسخ یک آگهی استخدامی را می‌دهید؟ اگر چنین است، کجا و کی این شغل آگهی شده؟ آیا با یک تماس به این کار ارجاع داده شده‌اید؟

نکته: اگر توسط یک همکار، مدیر یا دوستی صمیمی توصیه شده‌اید، حتماً نام وی را در کاورلتر قید کنید؛ به‌ویژه اگر وی شخصی مورد احترام و محبوب در آن حرفه است. این روزها برای بسیاری از مشاغل از طریق ارتباط و ارجاع شخصی فرد مناسب را گزینش کنید. حتی برخی از کارفرمایان در قبال معرفی متقاضی پاداشی به معرف پرداخت می‌کنند.

بخش اصلی کاورلتر برای رزومه

نیازی نیست که بخش اصلی کاورلتر شما از 2 یا 3 پاراگراف طولانی‌تر شود. موجز ولی همراه جزئیات، این بخش برای کارفرما توضیح می‌دهد که چه مهارت‌ها، دانش‌، تجربه، مدارک تحصیلی و خصوصیات شخصی می‌توانید به سمت خاص پیشنهادی اضافه کنید. چرا بهترین فرد برای شغل مورد نظر می‌باشید؟ نقاط قوت شما چیست؟ چند دستآورد بخصوص که به آنها افتخار می‌کنید و مرتبط با شغل مدنظر هستند را ذکر کنید.

چرا این شغل؟

بارزترین نقاط قوت خود را که متناسب شغل پیشنهادی است ذکر کنید. دقیقاً نشان دهید کدام مهارت‌ها و تجارب شما با معیارهای شغل مورد نظر تطابق دارد.

برای سامان دادن به این مسئله در وهله نخست لازم است دریابید برای انجام کار به چه نیاز دارید. آگهی استخدامی را به دقت بخوانید و زیر معیارهای کلیدی خط بکشید. بیشتر آگهی‌ها، فهرستی از آنچه یک متقاضی مناسب باید داشته باشد را ارائه می‌کنند. در قدم بعد، به مهارت‌ها، مدارک تحصیلی، دانش و تجربه خود فکر کنید و ببینید کدامیک با معیارهای شغل موردنظر تطابق دارد؛ آنگاه آنها را در بخش اصلی کاورلتر خود بگنجانید. برای جذابیت بیشتر، می‌توانید اندکی از خصوصیات ویژه شخصیتی خود را هم چاشنی کار کنید.

چرا این شرکت؟

با اشاره به دلایلتان برای پیوستن به آن شرکت، ارتباطی مسقیم با کارفرما ایجاد می‌کنید. درباره شرکت و آنچه که آن را برجسته کرده است بیندیشید. جنبه‌هایی که می‌توانید به آنها اشاره کنید، شهرت و اعتبار شرکت، پایگاه مشتریان آن، فرهنگ، فرصت‌های توسعه و چالش‌های کاری که ایجاد می‌کند.

دستآوردهای دوران حرفه‌ای خود را برجسته کنید

با ارائه دو تا سه مورد از دستآوردهای شاخص خود که با شغل مورد نظر نیز مرتبط است، نشان دهید که عدم استخدام شما چقدر بدور از عقل است. ارائه دستآوردهای مرتبط نشان می‌دهد که در صورت استخدام چه شور و شوقی به این شغل خواهید افزود.

فرجام

در پاراگراف آخر، نوشتار خود را با یک جمله مثبت و پیشنهاد ملاقات رو در رو یا چنانچه در ایالات دیگر یا خارج از کشور هستید ملاقاتی از طریق Skype تمام کنید.

نکات کلی قدم‌های بعدی فرآیند

اگر در بخش اصلی کاورلتر چیزی ذکر نکرده‌اید، از پاراگراف نهایی استفاده کرده و ضمیمه بودن رزومه خود را اعلام کنید.

همچنین می‌توانید از کارفرما یا مسئول استخدامی بابت مشاهده درخواستتان تشکر کرده و درباره قدم بعدی کار توضیح دهید. به عنوان مثال، روراست و در عین حال مودبانه به انجام یک مصاحبه اشاره کنید، بگویید چه زمانی دسترس هستید یا اینکه دوست دارید در فرصتی مناسب درباره شرایط کار صحبت کنید. هنگام نوشتن کاورلتر اگر از شرایط نامطمئن هستید بهتر است در پایان اشاره کنید که فرآیند را با یک تلفن یا یک ایمیل ظرف یک هفته پیگیری خواهید کرد.

تاکید کنید که قابل دسترس هستید

اطمینان حاصل کنید که در جملات پایانی یک شماره تماس ذکر کرده‌اید، تا کارفرما بتواند برای ترتیب یک مصاحبه به شما دسترسی داشته باشد.

امضاء

کاورلتر خود را امضاء کرده و از عبارات “ارادتمند شما»” یا “با تقدیم احترام” استفاده کنید. اگر نامه شما مخاطب خاصی دارد از “ارادتمند شما” و اگر اسمی برای تماس ندارید از “با تقدیم احترام” استفاده کنید . نام خود را در سطر پایین نامه تایپ کنید، ولی فضای کافی برای امضاء باقی بگذارید؛ به ویژه اگر یک کپی کاغذی از نامه را ارسال می‌کنید. برای نامه‌هایی که از طریق ایمیل یا آنلاین ارسال می‌شوند، تنها ذکر نامتان کافی است. همچنین برای بار سوم چک کنید که رزومه‌تان ضمیمه ایمیل یا درخواست آنلاین شما شده است.

به یاد داشته باشید: هرگز در کاورلتر خود قولی ندهید که نمی‌توانید به آن عمل کنید. اگر در پاراگراف نهایی اشاره کرده‌اید که برنامه دارید جریان را از طریق تلفن یا ایمیل تا پایان هفته دنبال کنید، تاریخ را یادداشت کرده و حتماً آن را انجام دهید.

تاثیر کاورلتر را در پذیرفته شدن رزومه دست کم نگیرید

همانطور که در بالا گفته شد، کاورلتر بهترین راه برای ارائه توضیح مختصر و جامع در ارتباط با رزومه تان است. اگر کاورلتر جذاب تدوین کنید، در الویت قرار می گیرید. اگر در کاورلتر به درستی مهارت‌ها، دانش‌، تجربه، مدارک تحصیلی و خصوصیات شخصی را پوشش دهید، امکان پذیرفته شدن، رزومه تان بیشتر از قبل می شود.

رزومه موفق سایت کاریابی استرالیا اهمیت کاور لتر