رزومه نویسی بخش هشتم

انواع کاور لتر رزرومه

برای مهاجرت از طریق مهارت، یکی از نیازهای اولیه، تهیه رزومه کارآمد است. برای نوشتن رزومه باید اصول زیادی را رعایت کرد اما تاثیرگذارترین بخش آن کاورلتر است. پیش از این توضیح دادیم که چگونه یک کاورلتر چشمگیر بنویسیم. حال در رزومه نویسی بخش هشتم به بررسی انواع کاور لتر و نکات مهم که باید در هنگام نگارش کاورلتر به آن ها اهمیت داد، می پردازیم. همچنین با بیان ده اشتباه معمول در کاورلتر، به شما پیشنهاد می کنیم که از این موارد پرهیز کنید.

انواع کاورلتر رزومه

نامه‌های توضیحی(کاورلتر) در شکل و فرمت‌های مختلف تدوین می‌شوند، بسته به رویکردی که به فرصت استخدامی دارید.

سه نوع اصلی کاورلتر وجود دارد:

1 – کاورلتر در پاسخ به یک آگهی استخدامی
این نوع کاورلتر با اختلاف زیاد معمول‌ترین شکل نامه است که در پاسخ به یک آگهی برای شغلی ویژه تهیه شده است. به نمودارهای 3-7 و 2-7 توجه کنید که مثالی است از یک آگهی استخدام و کاورلتر در جواب آن.

2 – کاورلتر ارجاعی

این نوع از کاورلتر بر اساس توصیه یک شخص برای کارفرما نوشته می‌شود. شخصی که شما را به سازمان ارجاع داده است، در اولین پاراگراف کاورلتر معرفی شده است. به نمودار 4-7 به عنوان یک مثال توجه کنید.

به یاد داشته باشید: همیشه قبل از آنکه نام معرفی را در کاورلتر ذکر کنید از وی اجازه بگیرید. معرفی شخصی به مشاور استخدامی یا مدیریت استخدام، روش خوبی است برای آنکه خودتان را از دیگر متقاضیان متمایز کنید. کارفرمایان به خصوص از چنین معرفی‌نامه‌هایی استقبال می‌کنند؛ آنها بر این باورند که کارکنانشان با درکی درستشان از سازمان، تنها متقاضیانی را که مناسب ‌باشند، معرفی می‌کنند. بسیاری حتی برای ارجاع متقاضیان مناسب که بعداً استخدام می‌شوند، به کارکنانشان پاداش پرداخت می‌کنند.

3 -کاورلتر درخواست نشده

این نوع از کاورلتر برای کارفرمایی فرستاده می‌شود که تمایل دارید با او کار کنید و درخواست ملاقات می‌کنید، یا می‌خواهید اگر سمت خالی بالقوه‌ای پیدا شد شما را در جریان قرار دهند، نمودار 5-7 را به عنوان یک مثال بررسی کنید.
ابتدا شغل مربوطه در آگهی را بررسی کنید. (در نمودار 2-7)

نمودار 2-7یک آگهی شغلی

نکته: با استفاده از یک ماژیک تمام نکات برجسته‌ای که لازم است در کاورلتر به آنها اشاره شود را مشخص کنید.

در مثال ذکر شده، جزئیاتی که متقاضی لازم است به عنوان حسابدار واجد صلاحیت داشته باشد، تجربه در امور تولید و همچنین توانایی استفاده از نرم‌افزارها و سایر ابزار جهت تجزیه و تحلیل اطلاعات و تهیه و تدوین برآوردهای کسب و کار است. نام شخص کلیدی را در آگهی شغل برجسته کنید، همچنین دقت کنید آدرس وبسایت کارفرما و شماره ارجاع شغل از قلم نیفتند. در سایر آگهی‌ها تاریخ انقضای آگهی را مشخص کنید.

 

نمودار 4-7، یک کاورلتر، هنگامی که شما برای شغلی خاص به یک شرکت معرفی می‌شوید.

 

نمودار 5-7 کاورلتر، هنگامی که به یک کارفرما رهیافت دارید. (شغلی به آگهی گذاشته نشده است).

کاورلتر برای سمت‌های پاره‌وقت و از پیش برنامه‌ریزی نشده

اگر به دنبال مشاغل پاره‌وقت هستید، اطمینان حاصل کنید که موارد زیر را در کاورلتر خود رعایت نمایید:

روزها و ساعاتی که می‌توانید درگیر کار باشید
اگر دانشجویی هستید که بیشتر وقتتان در دانشگاه می‌گذرد، یا اگر مسافر کوله به دوشی هستید که در استرالیا و نیوزلند به سیاحت مشغول است، به یاد داشته باشید که کارفرمایان و آژانس‌های استخدامی نیازمند آن هستند که بدانند کی و چه مدت می‌توانید کار کنید. به روشنی توضیح دهید چه زمانی دسترس هستید و چه موقع از روز برایتان مناسب است، صبح، بعدازظهر، غروب، تعطیلات آخر هفته، تمامی روزها یا فقط تعطیلات.

نوع کاری که به دنبال آن هستید
تصور کنید با یک سازمان غیر انتفاعی فعال در زمینه محیط زیست در مکاتبه کاری هستید: به روشنی بگویید که آیا به تحقیقات، جمع‌آوری اعانه، آموزش، سرپرستی داوطلبان یا کارهای عمومی اداری و … علاقمند هستید یا خیر. همچنین اگر در جستجوی کارهای دفتری از طریق یک آژانس استخدامی هستید به روشنی بیان کنید که آیا به تمامی سمت‌های اداری و دفتری مثل پذیرش، منشی‌گری، دستیار شخصی، امور دفتری و خدمات مشتریان علاقه‌مند هستید یا تنها نوع مشخصی از کارهای اداری را می‌پسندید. به هر طریق مسئول استخدام تنها با گفتن شماست که می‌تواند از موضوع آگاه شود.

کجا را برای کار ترجیح می‌دهید
اشاره کنید که چه مکانی را برای کار ترجیح می‌دهید، به ویژه اگر قصد دارید برای یک شرکت بزرگ زنجیره‌ای کار کنید که دارای چندین دفتر و شعبه است. فراموش نکنید که دلیل انتخابتان را هم ذکر کنید، همچنین به هنگام اقدام برای کار از طریق یک آژانس کاریابی تصریح کنید که می‌خواهید در مرکز شهر کار کنید یا حومه. همچنین اشاره کنید که آیا وسیله رفت و آمد شخصی دارید یا خیر.

نکات مهم و فوت و فن‌های کاورلتر

هرچند تا اینجا بخش‌های بسیاری را مورد بررسی قرار داده‌ایم و کاورلتر شما حالا یک سر و گردن بالاتر از دیگران است، اما در اینجا به چند نکته مهم اشاره می‌کنیم که کاورلتر شما را به یک برنده واقعی تبدیل می‌کند.

1 – شگفتی در یک صفحه

به یاد داشته باشید: کاورلتر شما نباید از یک صفحه تجاوز کند.
نامه هرچه طولانی‌تر، ارائه اطلاعات غیرضروری و تلف کردن وقت کارفرما بیشتر؛ چنین مساله‌ای نشان می‌دهد که قادر به نگارش متنی مختصر اما مفید نیستید. کارفرما و مسئول استخدام زمان محدودی برای هر متقاضی دارند و بررسی رزومه‌ها تنها بخشی از این مساله است.

2 – ساده و روان

با طراحی کاورلتر کار خود را سخت نکنید: مجموعه‌ روانی فراهم کنید که خواندنش ساده باشد. همان شیوه نوشتار و همان فونتی را استفاده کنید که در رزومه‌تان به کار بردید. از فونت‌های ساده‌ای مثل Arial, Tahoma, Verdana, Calibri, Times New Roman استفاده کنید چرا که حرفه‌ای‌ بودن شما را نشان می‌دهد. اندازه فونت‌ها را بین 10 و 12 انتخاب کنید (بسته به شکل فونت).
از به کار بردن حاشیه زینتی و پر زرق و برق خودداری کنید و هرگز عکس خودتان را ضمیمه نکنید. همیشه نوشتار را در سمت چپ کاورلتر ترازبندی کنید، چرا که اصولی و مطابق استانداردهای روز است.

3 – فواصل بین نوشتار

هیچکس دوست ندارد خطوطی متوالی از نوشته‌ را بخواند. نه تنها این مورد چشم را آزار می‌دهد، بلکه ذهن خواننده را هم تحت فشاری می‌گذارد. از فواصل و فضای خالی استفاده کنید تا کاورلتر خود را چشمگیر کنید و به یاد داشته باشید که فضای بین پاراگراف‌ها را افزایش دهید؛ فضای کافی برای حواشی در نظر بگیرید اما نه به قیمت افزایش صفحات نامه و تجاوزش از یک صفحه.

4 – صاحب سبک و جذاب

کاورلتر ارسالی باید به نظر خواننده جذاب برسد. اگر کاورلتر و رزومه‌تان را از طریق پست می‌فرستید، از کاغذ سفید استفاده کنید. بخاطر داشته باشید امروزه عمده درخواست‌های شغلی توسط ایمیل ارسال می‌شوند؛ پس مطمئن شوید که سبک و شکل ایمیلتان آراسته و مرتب و خوانا باشد.

5 -اشتباهات املائی

هشدار: اطمینان حاصل کنید که کاورلتر شما بدون اشتباه باشد. صرفاً به هجای کلمات اکتفا نکنید، نسبت به کلماتی که آوای یکسان ولی معنایی متفاوت دارند دقت کنید. مثلا واژه Role که می‌تواند به غلط Roll نوشته شود و می‌تواند کارفرمایان را به شدت از کوره در ببرد. کاری کنید تا نامه‌تان کامل، دقیق و بدون دردسر خوانده شود. همیشه زمان کافی برای خواندن دقیق کاورلتر صرف کنید و سپس آنرا برای کارفرما ارسال کنید. بهتر آنکه از یک دوست که املاء کلمات را به خوبی می‌داند، بخواهید متن را تصحیح کند. گاهی اوقات یک جفت چشم تازه‌نفس می‌تواند اشتباهاتی که شما از قلم انداخته‌اید را پیدا کنند.

انتخاب سبک نوشتاری درست

نسبت به زبان نوشتاری خود در کاورلتر هوشیارانه عمل کنید. در اینجا به هشت اشتباه معمول در نوشتن کاورلتر که باید از آنها اجتناب کنید اشاره می‌کنیم:

1. شورش نکنید!
اگر ساختار نامه‌تان بیش از فشرده و انباشته از داده‌های مختلف باشد، مثل یک پیانو روی سر خواننده نامه سقوط می‌کند. بهترین است که مهارت‌ها، مدارک تحصیلی و دستآوردهای خود را با کامل و دسته‌بندی شده و طوری که مخاطب را به وحشت نیندازد ارائه کنید.

2. بی‌گدار به آب نزنید
ممکن است مدت‌ها تلاش کرده باشید وارد بازار کار شوید، ولی به صرف استیصال هر کاری که سر راهتان قرار می‌گیرد را قبول نکنید، به دنبال مشاغلی باشید که صادقانه آن را می‌خواهید.

3. از به کار بردن جملات منفی خودداری کنید
به کار بردن جملاتی مثل “Although I don’t have …” یا “Despite being…” چیزی زیادی به توانایی‌های شما اضافه نمی‌کند. به جای آن چرخشی در جملات خود به وجود آورده و بگویید: “I can …” , “I have…” و یا “I am able to …”.

4. پُرگویی نکنید
یکی از شکایات پرتکرار کارفرمایان، نامه‌های هستند که لبالب از داده‌های غیرضروری پر شده‌اند. لازم نیست به هر گوشه‌ای سرک بکشید و پرحرفی کنید، فقط یک‌راست سراغ موضوع اصلی بروید. تنها یک صفحه با جملاتی کوتاه و تر‌وتمیز بنویسید. اگر لحن شیوایی دارید و می‌توانید طولانی مدت صحبت کنید، بهتر است کاورلتر خود را پس از نوشتن با نگاهی بی‌رحمانه ویرایش کنید.

5. بیش از حد نگویید «من»
اندکی سلیقه و تنوع به کاورلتر خود بدهید و تمامی پاراگراف‌ها را یکسان شروع نکنید.
به یاد داشته باشید: لازم نیست همه تجربیات کاری‌تان را بازگو کنید.
سفره دلتان را، به خصوص اگر در گذشته گرفتار بدشانسی شده‌اید برای کارفرما باز نکنید. داستان‌های غم‌انگیز روح فضای مذاکره را می‌گیرند.

6. از بکاربردن واژه‌های ثقیل و دهان پر کن پرهیز کنید
سعی نکنید با استفاده از واژه‌های غریب و نامأنوس کارفرما را تحت تاثیر قرار دهید. از بیانی ساده و روشن استفاده کرده و از به کار بردن کلمات محاوره‌ای، عامیانه یا متداول در سازمان بپرهیزید.

7. هشدار! تقلب ممنوع
هرگز دروغ نگویید، حقیقت را وارونه جلوه ندهید و تظاهر نکنید شخص دیگری هستید. هر ادعای خلاف واقعی می‌تواند هنگام مصاحبه یا در فرایند بررسی معرف‌ها آشکار و دردسرساز شود.

8. نامه دست‌نویس هرگز
نامه دست‌نوشته، غیرحرفه‌ای و تاریخ گذشته است. اگر در خانه کامپیوتر ندارید، حتماً با اندکی نگاه به اطرافتان جایی دیگر آن را خواهید یافت. همیشه می‌توانید در کتابخانه محلی به کامپیوتر دسترسی پیدا کنید؛ اگر مهارت کار با کامپیوتر و تایپتان در سطح پایینی قرار دارد، از یک دوست کمک بگیرید.

روی کارفرما متمرکز شوید
بسیاری از اشخاص در کاورلتر خود به جای آنکه بر نیازهای کارفرما متمرکز شوند، به این مسئله اشاره می‌کنند که چه از کارفرما می‌خواهند. یک کاورلتر خوب کارفرما را قانع می‌کند که شما آنچه برای انجام شغل مذکور لازم است را دارا هستید و به طور خلاصه می‌گوید دلیل تمایل شما برای فعالیت در آن شرکت چیست و اینکه چگونه می‌توانید ارزش کسب و کار شرکت را بالا ببرید.

هیییییییس، رقم دستمزد اسرار مگوست!
در کاورلتر اشاره‌ای به رقم دستمزد خود نکنید، این مسئله ممکن است بر ضررتان تمام شود. هنگام دومین مصاحبه یا پس از پیشنهاد رسمی شغل، زمان مناسبی برای پیش کشیدن مسائل مالی است.

نامه‌های توضیحی برای سمت‌های پاره‌وقت و از پیش برنامه‌ریزی نشده
اگر به دنبال مشاغل پاره‌وقت هستید، اطمینان حاصل کنید که موارد زیر را در کاورلتر خود رعایت نمایید:

روزها و ساعاتی که می‌توانید درگیر کار باشید
اگر دانشجویی هستید که بیشتر وقتتان در دانشگاه می‌گذرد، یا اگر مسافر کوله به دوشی هستید که در استرالیا و نیوزلند به سیاحت مشغول است، به یاد داشته باشید که کارفرمایان و آژانس‌های استخدامی نیازمند آن هستند که بدانند کی و چه مدت می‌توانید کار کنید. به روشنی توضیح دهید چه زمانی دسترس هستید و چه موقع از روز برایتان مناسب است، صبح، بعدازظهر، غروب، تعطیلات آخر هفته، تمامی روزها یا فقط تعطیلات.

نوع کاری که به دنبال آن هستید
تصور کنید با یک سازمان غیر انتفاعی فعال در زمینه محیط زیست در مکاتبه کاری هستید: به روشنی بگویید که آیا به تحقیقات، جمع‌آوری اعانه، آموزش، سرپرستی داوطلبان یا کارهای عمومی اداری و … علاقمند هستید یا خیر. همچنین اگر در جستجوی کارهای دفتری از طریق یک آژانس استخدامی هستید به روشنی بیان کنید که آیا به تمامی سمت‌های اداری و دفتری مثل پذیرش، منشی‌گری، دستیار شخصی، امور دفتری و خدمات مشتریان علاقه‌مند هستید یا تنها نوع مشخصی از کارهای اداری را می‌پسندید. به هر طریق مسئول استخدام تنها با گفتن شماست که می‌تواند از موضوع آگاه شود.

کجا را برای کار ترجیح می‌دهید
اشاره کنید که چه مکانی را برای کار ترجیح می‌دهید، به ویژه اگر قصد دارید برای یک شرکت بزرگ زنجیره‌ای کار کنید که دارای چندین دفتر و شعبه است. فراموش نکنید که دلیل انتخابتان را هم ذکر کنید، همچنین به هنگام اقدام برای کار از طریق یک آژانس کاریابی تصریح کنید که می‌خواهید در مرکز شهر کار کنید یا حومه. همچنین اشاره کنید که آیا وسیله رفت و آمد شخصی دارید یا خیر.

آداب و تشریفات ایمیل کردن کاورلتر
در زیر 4 مورد که «باید» در زمان ایمیل کردن کاورلتر برای کارفرما در نظر داشته باشید، را ذکر می‌کنیم:

• کاورلتر خود را در یک صفحه خلاصه کنید.
• مطمئن شوید که متنی بدون غلط را ارسال می‌کنید؛ چندین و چندبار آن‌را بخوانید.
• کاورلتر و رزومه خود را بر اساس اصول ذکر شده و در قالب فرمت خواسته شده ارسال کنید.
• حتماً املاء و دستور زبان نوشتار خود بررسی کنید.

و اما «نبایدها»:

• کاورلتر خود را با حروف بزرگ (Capital) ننویسید، چرا که به نظر می‌رسد در حال فریاد زدن هستید. حروف بزرگ و ‏italic روی مانیتور سخت‌تر خوانده می‌شوند.
• سعی کنید از زبان خودمانی و غیررسمی استفاده نکنید. کاورلتر یک سند رسمی و کاری است.
• از آدرس‌های ایمیل غیرحرفه‌ای و نامعمول استفاده نکنید.
• از به کاربردن المان‌های گرافیکی مثل (: که حال شما را نشان می‌دهد خودداری کنید. همچنین از کلمات کوتاه شده یا مخفف U) به جای (YOU یا TNX) به جای(THANKS استفاده نکنید.

سایت کاریابی استرالیا